Der Notfallordner

Wenn ein Angehöriger plötzlich ausfällt oder stirbt, müssen andere schnell handeln. Wer darf Entscheidungen treffen? Welche Verträge laufen weiter? Wo liegen die wichtigen Unterlagen? Ein Notfallordner erspart in dieser Situation viel Sucherei.

Vollmachten und Verfügungen helfen nur, wenn sie gefunden werden und die zuständigen Personen darauf zugreifen können. Der Ordner bündelt deshalb die Informationen und zeigt, wo die Originale liegen. Er ersetzt weder eine wirksame Vollmacht noch ein Testament.

Sicher aufbewahren und auffindbar halten

Wählen Sie einen geschützten Platz, den Ihre Vertrauensperson kennt und im Ernstfall erreichen kann. Ein deutlich beschrifteter Ordner und ein übersichtliches Register helfen beim schnellen Finden. Ein verschlossener Schrank ist sinnvoll – solange klar ist, wie die berechtigte Person an den Schlüssel kommt.

Besprechen Sie, wer den Ordner wann nutzen soll. Legen Sie vorne eine aktuelle Übersicht der wichtigsten Kontakte und der Aufbewahrungsorte von Vollmachten und Verfügungen ab. Prüfen Sie die Angaben mindestens jährlich und nach größeren Änderungen.

Zehn Register als Ausgangspunkt

Meine Vorlage gliedert den Ordner in persönliche Angaben, Ansprechpartner, Vollmachten, gesundheitliche Vorsorge, Regelungen für den Todesfall, digitale Zugänge, Einnahmen und Ausgaben, Vermögen und Schulden, Versicherungen sowie Sonstiges.

Passen Sie die Auswahl an Ihr Leben an. Eine Mietwohnung braucht andere Unterlagen als mehrere Immobilien; bei einer selbstständigen Tätigkeit kommen betriebliche Regelungen hinzu. Leere Rubriken können Sie weglassen oder als „nicht vorhanden“ kennzeichnen.

Für jede wichtige Urkunde sollte erkennbar sein: Liegt hier das Original, eine Kopie oder nur ein Hinweis auf den Aufbewahrungsort? Bei einem amtlich verwahrten Testament gehören insbesondere die Verwahrangaben in den Ordner. Eine Kopie ersetzt nicht ohne Weiteres die benötigte Originalurkunde oder notarielle Ausfertigung.

Digitale Unterlagen und Zugangsdaten

Eine verschlüsselte digitale Kopie wichtiger Unterlagen kann den Ordner ergänzen. Ein USB-Stick allein ist jedoch keine verlässliche Datensicherung. Halten Sie eine zweite geschützte Kopie vor und prüfen Sie gelegentlich, ob sich die Dateien noch öffnen lassen.

Speichern Sie Passwörter und Wiederherstellungscodes in einem geeigneten Passwortmanager oder in einem gesondert gesicherten Verzeichnis. Im Ordner reicht dann ein Hinweis, wie die berechtigte Vertrauensperson im Notfall Zugang erhält. Der Entschlüsselungsschlüssel sollte nicht ungeschützt direkt beim Datenträger liegen.

Denken Sie auch an Zwei-Faktor-Anmeldung, Passkeys, das benötigte Mobiltelefon und Wiederherstellungscodes. Besonders wichtig ist das Haupt-E-Mail-Konto: Darüber lassen sich häufig andere Konten wiederherstellen.

Eine Passwortliste ist keine Kontovollmacht. Für Bankgeschäfte sollten Sie mit Ihrer Bank eine passende Vollmacht und einen eigenen Zugang für die bevollmächtigte Person vereinbaren. Persönliche PIN und TAN sind dafür kein Ersatz.

Wünsche festhalten und miteinander sprechen

Notieren Sie, welche digitalen Konten erhalten, gesichert, gekündigt oder gelöscht werden sollen. Wichtiges sollte zunächst gesichert werden, bevor ein Konto oder Gerät endgültig gelöscht wird. Die Vorlagen zur digitalen Kontenübersicht und Vollmacht helfen dabei.

Vergessen Sie den Alltag nicht: Wer versorgt Haustiere, findet Ersatzschlüssel oder kümmert sich um die Wohnung? Solche Informationen fehlen oft gerade dann, wenn sie gebraucht werden.

Meine Empfehlung: Beginnen Sie mit den Unterlagen, die im Ernstfall sofort benötigt werden. Ein angefangener und verständlicher Ordner hilft mehr als ein perfektes System, das nie fertig wird.